Metodologia

  Para asegurar un manejo ordenado de los datos, evitar las pérdidas de información y asegurar la integridad y confiabilidad de los datos, es necesario centralizar la información. Además de definir los criterios homogéneos para el manejo de los datos. 

Esta tarea naturalmente suele caer en los responsables de la base de datos del sistema de información de la organización. En ese sentido, se espera que el administrador y/o especialista del proceso de gestión de bases de datos se reúna con el personal encargado en el área de sistemas (u otro) para establecer espacios adecuados para la carga de datos, determinar los niveles de autoridad por usuario y definir los mecanismos de uso y auditoría de los datos 

Entrenamiento a los responsables de recabar la información de los datos.

  Para reducir los errores iniciales en la gestión de la base de dato, es necesario destinar unas pocas horas para formar a los responsables de suministrar la información para la carga de datos. Entre los temas que deberían ser tocados en una breve capacitación tenemos: 

Objetivos y tiempos, llenado de la ficha con la estructura, carga de datos, fechas de reporte, naturaleza de las reuniones de los comités de área y principal de indicadores. Una adecuada formación para los responsables de la carga de datos debe ofrecer una menor tasa de errores y reprocesos en la gestión de los datos.

Solución de problemas prácticos relacionados con la carga de datos.

  La experiencia práctica indica que aun las personas más competentes en el manejo de la información pueden cometer errores. Situaciones que suelen generarse en el uso y en medición de los indicadores es siempre diversas y muy específicas al tipo de empresa. 

En ese sentido, se requiere siempre de un criterio básico de practicidad, aspectos que solo pueden ser proporcionados por personas con experiencia en los temas de carga de datos y, además, que cuenten con un fuerte foco en los temas clave de negocio. Por este motivo, es muy recomendable que los responsables del proyecto o los consultores se encuentren especialmente disponibles en esta etapa para apoyar a los responsables de la carga de datos en las dificultades que pueden aparecer como producto del desarrollo de las tareas en las áreas comerciales y operacionales.

Refuerzo y revisión del avance en la carga de datos por la gerencia.

  Un aspecto crucial en la implementación de la base de datos, especialmente en el momento en el que se está llevando a cabo la carga de datos, es el apoyo que el proyecto debe recibir desde las diferentes áreas. 

Parte del tiempo del Administrador del Proyecto o el especialista en carga de datos se encuentra destinado a analizar y cargar los datos, además de preparar las reuniones con el comité del proyecto. 

El Administrador del Proyecto o el especialista en carga de datos debe emitir ciertos mensajes en momentos clave para que el personal comprenda que la iniciativa de esta comunicación sea transmitir lo que se espera del trabajo de las personas encargadas de avanzar en la carga de datos, así como, establecer fechas límite para cada entrega. 

Los mensajes serán enviados por otros medios de comunicación que sean de beneficio para ambas partes. 

Respecto al seguimiento y revisión en la carga de datos, el administrador del proyecto o el especialista en carga de datos, con cierta frecuencia, enviara un informe preciso y según corresponda con los avances del proyecto.